Troisième Organisme de Formation certifié Qualiopi par ICPF le 16 octobre 2019, Dominique Dancoisne – INEXFOR a souhaité passer l’audit de surveillance exactement quatorze mois après l’audit initial. Pas par caprice personnel, mais par défi professionnel, afin d’en avoir le vécu et de pouvoir ainsi délivrer à ses clients les deux formations « Obtenir Qualiopi » et « Conserver Qualiopi » dans la perspective d’une démarche pérenne.
Un audit initial Qualiopi sur site obtenu avec succès
Titulaire d’une certification « CNEFOP » en cours de validité, Dominique avait bénéficié des conditions de durée aménagée pour l’audit initial de son Organisme de Formation, qui s’était déroulé sur site à La Teste-de-Buch (33). Conformément aux dispositions de l’Arrêté du 06 juin 2019 (Texte 17) et de l’annexe du Guide de lecture Qualiopi, neuf indicateurs communs avaient été audités, et seul l’indicateur spécifique numéro 8 s’y était ajouté, compte tenu de l’offre de formations et du contexte d’activité de l’Organisme INEXFOR. Aucune non-conformité n’avait été constatée par l’auditrice ICPF. Cette réussite, fruit d’une importante préparation préalable, allait-elle se renouveler en audit de surveillance ? Ecoutons l’auditée, Dominique Dancoisne, nous conter son expérience.
Conserver Qualiopi en audit de surveillance à distance, ça fait une grande différence
« La certification Qualiopi de mon OF, obtenue le 16 octobre 2019, est valable quatre ans, et je pouvais donc passer l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois suivant cette date.
J’avais envie de faire partie des précurseurs, mais aussi d’expérimenter l’audit Qualiopi à distance.
C’est donc bien en amont de l’échéance souhaitée que j’ai réservé auprès d’ICPF la date de mon audit de surveillance. Je pressentais également que 2021 serait une année très chargée pour les Certificateurs, car plus de 35.000 PAC (Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences) sont destinés à obtenir Qualiopi avant le 1er janvier 2022.
Premier OF à aborder l’expérience de l’audit de surveillance avec ICPF, j’avais bien conscience que ce double vécu par l’auditrice et moi-même permettrait d’étalonner cette prestation, mais la crédibilité de mon offre d’accompagnement pédagogique nécessitait à mes yeux d’avoir moi-même préalablement réalisé ce que je préconise à mes clients/stagiaires.
L’article 2 de l’Arrêté du 06 juin 2019 (Texte 17) porte précisément sur les modalités de l’audit de surveillance, et j’ai pris soin de le relire très attentivement. L’utilisation de la marque Qualiopi par le certifié est également vérifiée, en réponse aux dispositions du Règlement d’usage de ladite marque. Je n’éprouvais aucune crainte sur l’absolue complétude des dossiers relatifs aux formations délivrées sur les quatorze derniers mois, ni même à propos des indicateurs du Critère 6 de Qualiopi, et pas davantage sur la démarche d’amélioration de mon Organisme.
En revanche, j’anticipais moins sereinement un aspect de l’exercice, à savoir la gestion simultanée de l’écoute attentive des questions de l’auditeur, de la recherche des preuves demandées, de l’argumentation des processus, de la gestion de la caméra et du partage d’écran en visioconférence. Cinq tâches parallèles en permanence sollicitent beaucoup la mémoire de travail. Et il est beaucoup plus facile d’être à l’initiative d’une présentation distancielle, en tant que formateur, que d’avoir à démontrer la conformité de ses processus dans le respect des règles d’échantillonnage appliquées par l’auditeur.
J’ai remercié l’auditrice pour la patience dont elle a fait preuve à certains moments. J’ai aussi compris que la trop grande précision dans ma préparation documentaire nuisait parfois à la spontanéité de l’échange durant l’audit. Un même enregistrement peut en effet être pertinent pour plusieurs indicateurs, selon l’angle sous lequel on en exploite le contenu et, en le classant trop précisément, on en diminue la portée. C’était déjà évident en audit initial, et ça l’est davantage en audit de surveillance car les processus instaurés au sein de l’OPAC reposent en définitive sur des pièces « maîtresses », pivots de la démarche Qualité. Comme aux échecs, il faut connaître les principales ouvertures.
Cet audit de surveillance qui s’est déroulé avec toute la rigueur réglementaire requise et en totale concordance avec le Référentiel Qualiopi a donné lieu à un rapport qui n’a mentionné aucune non-conformité, après revue et validation par le chef auditeur ».
Auto-témoignage de Dominique Dancoisne – INEXFOR, publié le 11/01/2021.