Stéphane GAUDE, Consultant-Formateur et Dirigeant de Stéphane GAUDE – 33 Le Teich, Organisme certifié Qualiopi le 28 juillet 2021 pour les actions de formation et de bilans de compétences, nous livre 3 secrets pour réussir sa certification Qualiopi.
SECRET N°1 : Pourquoi prendre de la hauteur en étant accompagné pour Qualiopi?
Au-delà de l’obtention de cette sorte de «Saint Graal», il s’agissait avant tout d’interroger ma pratique, actuelle et passée, dans une démarche prospective et sous l’angle du Guide de Lecture Qualiopi.
Finalement, la préparation à la certification n’a été qu’un bon prétexte pour tout mettre à plat!
S’agissant d’une sorte d’introspection, il a été indispensable de trouver le bon médiateur (car il s’agit bien de médiation), expert de son sujet, fin, patient et tolérant.
Dominique Dancoisne, que je connais depuis quelques années, rassemble (au bas mot) ces critères, mais j’en connaissais aussi l’exigence, la précision: ce que j’appelle la rectitude. Et pour être sûr de prendre de la hauteur, en sus de l’accompagnement avec Dominique, quoi de mieux que de cheminer avec une consœur aux profil et mode de fonctionnement assez différents, mais avec une vision du «métier» très proche de la mienne! Dominique a gentiment accepté le «deal». Une vraie réussite!
SECRET N°2 : Comment gérer pleinement l’audit Qualiopi?
Premier point: tout comme j’ai une capacité naturelle à me mettre à la place de l’autre (d’aucuns appellent cela l’empathie), comme nombre de nos consœurs et confrères, je me suis donné comme consigne de rendre fluide et confortable l’intervention de l’auditrice. J’ai alors préparé un dossier par indicateur, en y regroupant toutes les preuves de réalisation de façon cohérente (trouver le «fil»!). Parfois un Post-it® en aide-mémoire pour indiquer un ou des liens avec d’autres indicateurs.
Deuxième point: la sur-préparation. Non pas une bonne et sérieuse préparation. Non. Une sur-préparation, avec pour objectif « zéro non-conformité ». Objectif atteint.
Troisième et dernier point: me rejouer la scène future autant de fois que mon esprit l’a demandé. Comme cela se passe pour toutes mes interventions (formations, conférences ou présentations plénières), que je le veuille ou non!
Jour J: il a suffi de dérouler les différents fils, toujours de façon cohérente et en fonction de chaque question de mon auditrice, comme autant d’histoires qui racontent le parcours d’un dossier, l’enchaînement des différents actes, les difficultés, les parades.
SECRET N°3 : Que faire une fois certifié Qualiopi?
Je suis un grand fainéant qui a horreur de commettre des erreurs.
Partant de ce constat, une de mes intentions fortes, durant la phase de préparation à mon premier audit, a été de poser «noir sur blanc» les processus correspondant aux actions les plus critiques, de telle sorte que ce qui peut paraître compliqué pour moi et pour lequel je présente la plupart du temps très peu d’appétit (ex: la charge administrative…) devienne simple, clair et fluide.
Objectif: gain de temps et zéro défaut.
Toujours dans cette optique: créer tous les documents nécessaires sous forme de formulaires, en attendant d’investir dans un «Enterprise Resources Planning» (Progiciel de Gestion Intégré), et continuer à dématérialiser tout ce qui est possible.
Toute cette démarche n’aurait pas de sens si je ne m’astreignais pas à utiliser dès que nécessaire tout cet arsenal et alimenter au fil de l’eau chacun des indicateurs (notamment les différentes veilles!).
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Témoignage recueilli et mis en forme par Dominique Dancoisne – INEXFOR, recueilli le 05/09/21 et publié le 14/01/22