3 secrets pour reussir Qualiopi avec ou sans accompagnement

reussir qualiopi methode 4R

Troisième Organisme de Formation certifié Qualiopi par ICPF le 16 octobre 2019, Dominique Dancoisne – INEXFOR™ a depuis réalisé l’accompagnement personnalisé distanciel ou présentiel (en format individuel/binôme ou en INTRA) de vingt OF et CFA.

Seuls les OPAC accompagnés par mes soins et ayant obtenu leur Certificat Qualiopi, au fil de l’eau des certifications octroyées, sont nommés en bas de page, avec leur autorisation mentionnée en Article 10.2 « Dispositions diverses » de la Convention de Formation co-signée). Après l’audit Qualiopi de chacun de ses clients, Dominique échange avec l’OPAC concerné sur l’expérience vécue, et les éventuelles difficultés à résoudre. Sa propre qualité d’auditée Qualiopi et d’auditrice enrichit sa base de réflexion et lui permet d’affiner sa méthode d’accompagnement pédagogique, qui se décline en trois secrets avant, pendant, et après l’audit initial Qualiopi.

Secret N°1 : Pourquoi prendre de la hauteur en étant accompagné pour Qualiopi?

L’accompagnement débute avant la contractualisation, lors d’un entretien téléphonique. L’OPAC doit disposer d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité), et avoir de préférence préalablement consulté cette page https://www.inexfor.com/accompagnement-certification-qualite-rncq-qualiopi/

  • La réflexion porte notamment sur les objectifs de l’OPAC en fonction de son offre commerciale et de ses publics, le choix d’un certificateur et des catégories d’actions à certifier, les indicateurs Qualiopi qui seront concernés en audit initial, les ressources temps/homme dont dispose l’OPAC avant la période souhaitée pour son audit.
  • Le choix du prestataire qui réalisera l’accompagnement Qualiopi est primordial, tant au niveau de la concordance des valeurs (déontologie, expertise, pragmatisme, rigueur) qu’au niveau des solutions proposées : formation par un OF lui-même certifié Qualiopi, choix du format : distanciel/blended, individuel/intra, financement possible (mutualisé/public) de la formation, mise à disposition de trames/exemples documentaires, décryptage de chaque Indicateur concernant l’OPAC, double vision managériale et pédagogique, accompagnement pédagogique jusqu’à l’après-audit.
  • Les échanges synchrones doivent permettre à l’OPAC de prendre du recul sur ses pratiques, et de perfectionner l’argumentation de ses processus, grâce à un training avec la méthode « 4R », développée par INEXFOR™, qui a déjà fait ses preuves (4R pour « Réalisation, Réglementaire, Récurrence, Risques », et leurs compléments).
  • Les périodes asynchrones entrainent l’OPAC à s’obliger à un travail régulier avant la prochaine session synchrone.
  • Enfin, le prestataire accompagnateur fournira à l’OPAC des pistes pédagogiques permettant d’améliorer les processus de celui-ci, dès lors qu’ils existent, et n’imposera pas une « usine à gaz » ingérable par la suite.

Secret N°2 : Comment gérer pleinement l’audit Qualiopi?

Les bénéfices d’un accompagnement de style « training » perdurent fort heureusement durant l’audit, car la pédagogie s’est concentrée sur la préparation tant matérielle que psychologique.

  • Les personnes qui représentent l’OPAC audité doivent être très organisées, et avoir préparé leurs dossiers de formation d’une part, et les preuves documentaires utiles pour chaque indicateur Qualiopi concerné. Néanmoins, les documents et procédures viendront uniquement prouver l’existence et la mise en œuvre des processus de l’OPAC.
  • Qu’il y ait eu ou non pré-audit à distance, géré par le certificateur, les audités gagneront à s’entrainer en interne, de préférence au cours des 96 heures qui précèdent l’audit.
  • En réunion d’ouverture, le dirigeant présentera son OPAC à partir d’un pitch soigneusement préparé, et non improvisé.
  • Pour chaque indicateur propice, les audités seront à même d’expliquer à l’auditeur un exemple concret.
  • L’argumentation relative aux processus mettra prioritairement au premier plan le bénéficiaire de la formation (le stagiaire).
  • La cohérence des informations fournies dans les différentes preuves sera valorisée au travers des indicateurs Qualiopi (exemple fréquent d’incohérences entre indicateurs 1, 8, 11, 12, 23, voire 27 en cas de sous-traitance).
  • Les audités seront en mesure, si le cas se présente, d’expliquer les raisons et les modalités de la mise en œuvre éventuelle d’un processus en « mode dégradé ou exceptionnel ». La nécessaire adaptation des OPAC à la réglementation relative au Covid19 est un exemple parmi d’autres.
  • Les audités demeureront très à l’écoute de l’auditeur qui décide au fur et à mesure de l’audit du niveau de conformité de l’OPAC pour chacun des indicateurs concernés, et en informe ses interlocuteurs au fil de l’eau.
  • En réunion de clôture, les audités maintiendront leur écoute lorsque l’auditeur transmettra sa synthèse, et évoquera les dispositions d’après-audit.

Secret N°3 : Que faire une fois certifié Qualiopi?

L’OPAC reçoit son certificat Qualiopi si aucune non-conformité majeure ne lui a été notifiée, ou lorsque toutes les non-conformités majeures sont levées (corrigées par l’OPAC).

  • Néanmoins, les audités veilleront à ne pas se reposer sur leurs lauriers et à envisager l’audit de surveillance en respectant les processus de leur OPAC (preuves concrètes actualisées à l’appui). A ce propos, les OPAC titulaires d’une certification « CNEFOP », ayant de ce fait bénéficié d’un audit initial à durée aménagée pour neuf indicateurs communs (et parfois un ou des indicateurs spécifiques), auront à minima vingt-deux indicateurs communs à préparer pour l’audit de surveillance.
  • En cas de non-conformités mineures, il faudra veiller à ce que les mesures du Plan d’action acceptées par le Certificateur soient réellement appliquées dans les six mois qui suivent l’audit précédent.
  • Le nombre d’OPAC certifiés Qualiopi sera plus important de jour en jour, et il faudra anticiper la date de l’audit suivant afin de le programmer avec le certificateur.
  • Enfin, communiquer de façon pérenne sur la certification Qualiopi de l’OPAC est essentiel. La charte d’utilisation de la marque Qualiopi sera respectée. Notamment, la ou les catégorie(s) d’actions certifiées devront être précisées (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage), et la marque ne pourra pas figurer sur les programmes de formation de l’OPAC.

Un OPAC peut perdre sa certification Qualiopi pour de multiples raisons, et pas uniquement à l’échéance des différents audits. Les processus relatifs à chaque indicateur doivent perdurer, être mis en œuvre et actualisés si nécessaire. Et ce dès aujourd’hui.

Contenu original rédigé par Dominique Dancoisne-INEXFOR – V0 publiée le 18/07/2020 – V1 MAJ à partir du 09/09/2020 et au fil des certifications (actualisation et publication des OPAC certifiés Qualiopi, et de témoignages).

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